Auditoría Ágil: ¿Por qué es más importante ahora que nunca?
¿Qué es la Auditoría Interna Ágil?
Los enfoques ágiles se originaron en el desarrollo de software, pero han demostrado ser útiles para los departamentos de auditoría interna en más de una forma.
Resulta imposible para los equipos de auditoría interna predecir las interrupciones del mercado, los cambios regulatorios de última hora y las amenazas inesperadas a la seguridad cibernética o a la privacidad de los datos, si se encuentran en el enfoque tradicional de planificación de auditoría anual, ya que no cuentan con la flexibilidad necesaria.
Para agregar realmente un valor organizacional significativo, estratégico y confiable, la auditoría interna debe evolucionar hacia la incorporación de técnicas ágiles.
La auditoría interna ágil implica el uso de metodología, de más de 20 años, que proviene del mundo del desarrollo del software y se centra en la adaptabilidad y la colaboración.
Una metodología de auditoría interna ágil implica la construcción de un plan de auditoría más dinámico, adaptable y con velocidad de respuesta, a diferencia de ceñirse a un plan anual o incluso plurianual.
Los aportes, conocimientos y sugerencias se podrían incorporar de inmediato a la toma de decisiones durante las fases del plan de revisión en curso. Esto es un contraste directo con el enfoque de “cascada”, un método en el que los equipos completan un paso, completamente, en secuencia lineal, antes de pasar al siguiente y las conclusiones y aportes se entregan con el informe final.
La auditoría interna ágil significa trabajar en períodos cortos e iterativos llamados “sprints”, o usar un proceso de gestión de proyectos más flexible conocido como “Kanban”, para pasar por la metodología de auditoría ágil completa desde la planificación hasta la presentación y revisión de los resultados.
La auditoría interna ágil necesita de una gobernanza ágil
La gobernanza ágil se refiere a cómo una organización supervisa, monitorea y guía sus proyectos ágiles. Describe el marco de gobierno necesario para la cartera completa de proyectos ágiles de una organización.
Para una auditoría interna ágil exitosa, resulta imperioso contar un marco de gobierno sólido, que brinde los medios, recursos y liderazgo necesarios.
La Auditoría Interna Ágil comienza con un cambio de mentalidad
En esencia, ágil es la capacidad de crear y responder a los cambios rápidamente. Es una forma de afrontar y, en última instancia, tener éxito en un contexto incierto y turbulento.
La auditoría interna ágil abarca la cultura, la evaluación de riesgos, la ejecución de la auditoría y la presentación de informes. Se trata de adoptar una cultura centrada en las personas, que opere en un aprendizaje rápido, una planificación y ejecución flexibles, y ciclos de decisión rápidos habilitados por la tecnología y un propósito común de proteger y agregar valor para las partes interesadas.
Generalmente la auditoría interna tradicional realiza una comprobación y validación periódica para comprobar la idoneidad, adecuación y eficacia de la gestión de riesgos una o dos veces al año, y considera actualizar el plan de revisión periódicamente, generalmente de manera reactiva.
Al aplicar principios ágiles, las auditorías internas pueden realizar una comprobación y evaluación del tratamiento de los riesgos cada trimestre, con un plan de auditoría interna más corto, identificando una acumulación de auditorías a realizar durante el año, una lista de riesgos emergentes, eventos y auditorías de lista de vigilancia, que pueden encontrar su camino hacia el plan en cualquier momento del año.
El éxito se impulsa al mantenerse en comunicación constante con los empleados y las partes interesadas y al permanecer adaptable a los riesgos cambiantes a lo largo del año.
Muchas organizaciones, a raíz de la pandemia, cambian sus operaciones para volverse más digitales y adaptarse a los miembros de su equipo que trabajan desde sus casas.
Los riesgos emergentes y oportunidades están llegando tan rápido que la auditoría interna, para seguir siendo relevante, debe anticiparse proactivamente a los riesgos y a los cambios, agregando valor y seguridad a los procesos, productos, servicios y aplicativos soportes críticos.
Durante la pandemia no ha sido un momento fácil para adoptar principios ágiles, estaba primero la supervivencia y continuidad de la organización. Sin embargo, los equipos fueron dando respuesta y se han visto obligados a evolucionar.
Se podría decir que han demostrado agilidad para adoptar principios mejorados y más flexibles como parte del cambio a un entorno de teletrabajo. La voluntad de evolucionar es uno de los pilares fundamentales de la cultura de la auditoría interna ágil.
Toda organización debe tener una cultura permeable al cambio y desarrollar capacidad de adaptarse a las sorpresas. La pandemia, por supuesto, ha sido una sorpresa como nunca habíamos visto y ha acelerado los cambios.
Es muy difícil que una organización adopte el cambio, a menos que primero cambie su forma de pensar.
La voluntad de cambiar la mentalidad organizacional está directamente ligada a la cultura.
Algunas organizaciones logran adaptarse fácilmente, mientras que otras están ancladas en su estructura y enfoque tradicional.
Una cultura organizativa de adaptación y resiliencia comienza desde arriba. Requiere del compromiso y el liderazgo de la dirección para prosperar.
Las organizaciones que se adapten y cambien estarán en la primera línea de la información y la innovación.
Los que permanezcan estancados tendrán dificultades para ser eficientes y proactivos en la identificación de amenazas, la protección de sus activos y el agregado de valor a sus partes interesadas.
¿Cuáles son los beneficios de la Auditoría Interna Ágil?
La implementación de una metodología ágil de auditoría interna mejora la gobernanza, ya que los equipos de auditoría pueden adaptar su supervisión a riesgos relevantes más recientes, en lugar de obsesionarse con riesgos o problemas viejos.
La principal ventaja del enfoque ágil es que los equipos pueden generar comentarios y sugerencias rápidas sobre situaciones de alta criticidad, mientras aún se está desarrollando el plan de revisión y no después de que el mismo se haya completado.
Podríamos resumir los beneficios en:
• Lograr un mejor trabajo y colaboración en equipo;
• Planificación, ejecución e informes iterativos;
• Centrarse en el valor para la organización en lugar de los objetivos de auditoría;
• Entregar comentarios, sugerencias e informes cortos, más rápidos;
• Colaboración mejorada con el cliente, parte del equipo del proyecto;
• Adaptarse más rápidamente a lo largo de la auditoría;
• Disciplina encuadrada en el tiempo, con ciclos de trabajo fijos;
• Identificar amenazas y riesgos en tiempo real;
• Desarrollar equipos empoderados que pueden decidir continuar con un proyecto o cambiar de dirección basándose en los conocimientos obtenidos durante los Sprints;
• Equipos de auditoría autoorganizados;
• Proporcionar aseguramiento, opinión independiente, oportuna, más rápido y cuando es relevante. Retroalimentación en tiempo real;
• Anticiparse para que la organización comience más rápido a prepararse para los desafíos y desarrollar soluciones;
• Racionalización de la documentación, simplificando papeles de trabajo;
• Ayudar a cambiar una mentalidad reactiva de las empresas a una mentalidad proactiva.
Conclusión
Las consecuencias de la persistente pandemia de COVID parecen multiplicarse a diario, y las organizaciones se enfrentan a nuevos niveles de complejidad y riesgos emergentes.
Los auditores internos deben pensar en el futuro para seguir siendo relevantes.
La pandemia de COVID presenta la prueba más rigurosa de continuidad comercial y supervivencia organizacional imaginable.
Es poco probable que los cambios disruptivos en los patrones de trabajo sean temporales, y los impactos de COVID en la auditoría interna vinieron para quedarse:
· Difícilmente se retorne totalmente a las reuniones presenciales. En la nueva normalidad se mantendrá un alto nivel de reuniones virtuales. Bill Gates (Microsoft) está trabajando en la incorporación de avatares en 3D y otros elementos favorables al metaverso, a su software de trabajo Teams, dado que la mayoría de las reuniones virtuales se trasladarán al metaverso en los próximos 3 años, y los trabajadores interactuarán usando gafas y avatares de realidad virtual.
· La incorporacion constante de tecnología traerá riesgos diferentes y de mayor críticidad, lo que obligará a incorporar otros modelos de auditorías internas en el futuro.
· Probablemente los equipos de auditoría interna no regresen totalmente a los anteriores lugares tradicionales de trabajo. Se trabajará de forma remota el mayor tiempo que sea posible.
· Los planes de auditoría interna se centrarán más en los riesgos emergentes de alto impacto y sus posibles consecuencias en la organización.
· Los equipos de auditoría se enfocarán más en medios innovadores para la protección y el agregado de valor.
Los cambios disruptivos en los modelos de trabajo están imponiendo nuevas demandas a muchas de las competencias en las que los auditores internos se esfuerzan por sobresalir: ser ágiles, auditar de forma remota, analizar datos, monitorear los controles cibernéticos y administrar las crisis, entre otros.
Las organizaciones exigen cada vez más a los auditores internos, los que deben mantenerse actualizados.
Muchas organizaciones están adoptando e incorporando una mentalidad de auditoría ágil, con el objetivo de proporcionar valor al identificar los riesgos y las amenazas más rápido y colaborar en una respuesta más oportuna a esos riesgos.
Las organizaciones están dedicando tiempo y recursos para implementar principios y metodologías ágiles, adaptando su estructura organizacional, cambiando su cultura y modificando los enfoques tradicionales de auditoría interna de acuerdo a sus necesidades.
Seguirá habiendo desafíos para adoptar plenamente la metodología ágil en relación con los requisitos reglamentarios, las limitaciones de tiempo y recursos y la aversión inherente al cambio, pero los beneficios de apostar por lo ágil son particularmente claros.
El viaje de la transformación ágil no es fácil y requiere una planificación de varios años, el patrocinio de la alta dirección, el aprendizaje de las ceremonias de las técnicas ágiles, la paciencia para dominar esas técnicas, la educación de las partes interesadas y el impulso continuo para construir un ecosistema que promueva continuamente una mentalidad ágil.
La pandemia está acelerando la necesidad de una mentalidad ágil en la auditoría interna. Una organización puede comenzar ahora estableciendo objetivos a corto plazo para la implementación ágil de la auditoría durante los próximos meses, monitorear las mejoras, aprender de las fallas y adaptarse a los riesgos y estar atenta a las incertidumbres que la pandemia continuará trayendo.
Aquellos que avancen por este camino llegarán a un lugar donde la auditoría interna no solo brinda un mejor servicio, sino que también funciona de una manera más eficiente e inteligente.
La capacitación y la actualización profesional es una inversión, no un gasto, y no debe relegarse a un segundo plano.